Brainstorming e project management

Il Brainstorming può essere particolarmente utile al project manager nella fase di ideazione di un progetto,dove la capacità di individuare e definire i problemi può essere migliorata attraverso l'uso di tecniche e strumenti che hanno l'obiettivo di favorire libertà di espressione e far nascere idee insolite e visioni originali e innovative.
Il procedimento si basa sul principio che le idee si innescano l’una con l’altra e

comprende due fasi: fase divergente e fase convergente. Nella fase divergente si producono idee a ruota libera. Chi conduce la sessione di brainstorming stimola i presenti a proporre idee e vieta di muovere critiche. In un secondo momento si passa alla fase convergente. Le idee vengono selezionate, valutate, e si arriva a scegliere le più interessanti. Nel caso di un processo decisionale, tipico della fase di ideazione progetto, il brainstorming funziona focalizzando un problema, e poi lasciando emergere – deliberatamente senza un ordine prestabilito – tante soluzioni originali quante sia possibile.Nello specifico, i momenti di articolazione della tecnica sono:

• la creazione del gruppo di lavoro: dovrà essere composto preferibilmente da circa 10-15 persone, compreso il conduttore/moderatore;
• la presentazione dell’obiettivo dell’incontro: il conduttore avvierà il lavoro impiegando alcuni minuti per spiegare a tutti i partecipanti l’argomento di discussione (scrivendolo in modo sintetico e visibile a tutti, ad esempio, sulla lavagna a fogli mobili), e per esplicitare le regole fondamentali della sessione di gruppo, sottolineando l’importanza della libera espressione delle idee e della partecipazione di tutte le persone presenti;
• la “creazione” delle idee individuali: ogni partecipante, dopo aver riflettuto per qualche minuto (3-5 minuti), annota su un foglio le proprie idee;
• la raccolta e la registrazione delle idee: a turno ogni partecipante viene invitato a esprimere una sua idea, che viene poi registrata dal conduttore in modo visibile a tutti, ad esempio su una lavagna a fogli mobili. La raccolta e la trascrizione delle idee prosegue fino ad esaurimento delle idee prodotte dai partecipanti. Il risultato di questa fase è un elenco di idee, probabilmente abbastanza disordinato;
• l’organizzazione delle idee: l’elenco creato nella fase precedente viene riformulato, classificando le idee in gruppi per analogie ed eliminando le eventuali ripetizioni;
• la valutazione delle idee: si discutono e si commentano le varie idee, allo scopo di giungere alla formulazione di un “elenco ragionato” che contenga solo quelle più interessanti.